راهنمای رویکرد نهاد در مواجهه با عدم انطباق ها۱۳۹۸/۲/۳۰ ۱۱:۰۱:۱۵

۱- تعاریف و اصطلاحات:

  • نهاد:

      منظور از نهاد، نهاد صدور گواهینامه کیفیت انجمن نفت ایران می باشد.

  • عدم انطباق بحرانی (Critical):

عدم انطباق بحرانی هنگامی رخ می دهد که سیستم درک نشده و استقرار نیافته و عدم انطباق بسیار جدی است. در مواجهه با این عدم انطباق فرایند ارزیابی انطباق و صدور گواهینامه تعلیق شده و کارفرما پس از کسب آمادگی لازم، می­تواند مجددا درخواست صدور گواهینامه بدهد.

  • عدم انطباق مهم(Major) :

برآورده شدن الزام بصورت ناقص به نحوی که:

    • بر سیستم مدیریت یا کیفیت محصول/خدمت تاثیر مستقیم داشته،
    • در چندین مورد تکرار شده است،
    • احتمال بروز آن در آینده زیاد است،
    • تداوم آن مشکل اساسی ایجاد می کند
  • عدم انطباق جزئی(Minor) :

برآورده شدن ناقص الزام به نحوی که اثربخشی سیستم مدیریت و کیفیت محصول را بطور مستقیم متاثر ننماید و نیاز به انجام اقدام اصلاحی فوری ندارد. کارفرما می تواند با انجام اقدام اصلاحی تا زمان ارزیابی بعدی به این عدم انطباقها پاسخ دهد.

به منظور همراستایی با سیاستهای مرکز ملی تایید صلاحیت ایران، همانطور که در طرح گواهی کردن آورده شده است، در ارزیابی هایی که از طرف نهاد انجام می شود (صدور/ افزایش دامنه/ مراقبتی و مجدد) سه نوع عدم انطباق جزیی، مهم و بحرانی ممکن است رخ دهد که رویکرد نهاد در برخورد با هرکدام به شرح ذیل می باشد:

۲- عدم انطباق بحرانی:

۱-۲ ارزیابی صدور / افزایش دامنه / مجدد:

در پایان ارزیابی فرم گزارش عدم انطباق در محل کارفرما تکمیل و به تایید تیم ارزیابی و نماینده کارفرما می رسد. متعاقباً نهاد طی نامه ای به کارفرما توقف کامل کار و مختومه شدن پرونده را اعلام می نماید. چنانچه کارفرما تمایل به ارائه مجدد درخواست داشته باشد می تواند تقاضای مجدد خود را به نهاد تسلیم نماید که در این صورت به عنوان درخواست جدید تلقی شده و طبق ضوابط جاری نهاد اقدام خواهد شد.

۲-۲ ارزیابی مراقبتی:

در پایان ارزیابی فرم گزارش عدم انطباق در محل کارفرما تکمیل و به تایید تیم ارزیابی و نماینده کارفرما می رسد. عدم انطباق بحرانی در ارزیابی مراقبتی موجب توصیه به تعلیق یا کاهش دامنه فعالیت گواهینامه خواهد شد.

 

۳- عدم انطباق مهم:

۱-۳ ارزیابی صدور/ افزایش دامنه/ مجدد:

در صورت مشاهده عدم انطباق مهم، در پایان ارزیابی فرم گزارش عدم انطباق در محل کارفرما تکمیل و به تایید تیم ارزیابی و نماینده کارفرما می رسد و حداکثر سه ماه به کارفرما مهلت داده می شود تا عدم انطباقها را رفع نماید، پس از رفع عدم انطباقها و کفایت اقدامات اصلاحی، توصیه به صدور/ افزایش دامنه یا تجدید گواهینامه توسط تیم ارزیابی، اعلام خواهد شد. ممکن است به منظور تایید اقدامات اصلاحی نیاز به ارزیابی پیگیری باشد که این موضوع در روز ارزیابی در فرم گزارش اولیه ارزیابی کتباً به اطلاع کارفرما خواهد رسید. در شرایط خاص در صورت درخواست کتبی کارفرما و توافق نهاد می توان مهلت سه ماهه رفع عدم انطباقها حداکثر تا سه ماه دیگر تمدید کرد.در صورت عدم رفع مغایرتها تا پایان مهلت مقرر، پرونده مختومه خواهد شد.

۲-۳ ارزیابی مراقبتی:

در پایان ارزیابی فرم گزارش عدم انطباق در محل کارفرما تکمیل و به تایید تیم ارزیابی و نماینده کارفرما می رسد. فرصت حداکثر سه ماهه به کارفرما جهت رفع عدم انطباقها داده خواهد شد و کارفرما موظف است طی موعد مقرر نسبت به رفع عدم انطباقها اقدام نماید. ممکن است تایید اقدامات اصلاحی نیاز به ارزیابی پیگیری داشته باشد که در این صورت در روز ارزیابی به اطلاع کارفرما خواهد رسید. در طول این مدت گواهینامه قبلی معتبر می باشد ولی چنانچه پس از سه ماه کارفرما به هردلیل موفق به رفع کامل عدم انطباقها نگردد، گواهینامه کارفرما به حالت تعلیق در خواهد آمد و پس از شش ماه در صورت کامل نشدن اقدامات اصلاحی، گواهینامه ابطال خواهد شد.

۴- عدم انطباق جزیی:

درصورت مشاهده عدم انطباق جزیی در هریک از ارزیابی های صدور/ افزایش دامنه/ مراقبتی یا مجدد، تیم ارزیابی توصیه به صدور/ افزایش دامنه/ تمدید گواهینامه خواهد کرد و کارفرما موظف است تا زمان ارزیابی بعدی (مراقبتی۱/ مراقبتی ۲/ تجدید) نسبت به رفع عدم انطباقها اقدام نماید. در غیر این صورت در ارزیابی آتی این دسته عدم انطباق های جزئی به عدم انطباق های مهم تبدیل می شوند.

قابل ذکر است که این عدم انطباق ها در فرم گزارش عدم انطباق ثبت نشده و به کارفرما در قالب گزارش اولیه ارزیابی انطباق گزارش می شود.